Útlevélkérelem időbeli korlátozás nélkül, vagyis az előző okmány érvényességi idején belül is bármikor benyújtható.
Az útlevél igénylésekor a még érvényes előző útlevelet be kell mutatni az eljáró hatóságnak. Az előző útlevél az új útlevél igénylésekor érvénytelenítésre kerül, azonban kérésre az új okmány kiállításáig utazásra visszaadható; utóbbi esetben az új útlevél csak személyesen vehető át, mivel újra be kell hozni a régi okmányt, hogy megtörténhessen az érvénytelenítés.
A már felhasznált vagy lejárt érvényességű ideiglenes magánútlevelet minden esetben le kell adni a konzuli hivatalban.
Amennyiben a még le nem járt érvényességű útlevelét nem tudja bemutatni, a konzuli hivatalban jegyzőkönyvbe foglalt nyilatkozatot kell tennie annak fellelhetőségéről, illetve eltulajdonításáról, elvesztéséről, megsemmisüléséről.
Amennyiben az elkészült okmányát nem tudja személyesen átvenni, azt postán továbbítjuk. A postázáshoz javasoljuk egy saját névre megcímzett és felbélyegzett („Special Delivery”) válaszboríték benyújtását az ügyintézéskor, mert így garantálható a leggyorsabban az útlevél kézbesítése.
Útlevél pótlására kizárólag Webes Ügysegéden keresztül van lehetőség, a konzulátuson nem! Az úti okmány pótlása során az elveszett, eltulajdonított vagy megsemmisült úti okmány helyett, annak érvényességi idején belül, a korábbi úti okmánnyal megegyező adattartalommal új úti okmány kerül kiállításra. Az útlevél pótlására kizárólag abban az esetben van lehetőség, ha a pótlandó útlevél 2013. január 1-jét követően került igénylésre, és kérelmezője hozzájárult ujjnyomat adatának tárolásához, vagy ujjnyomat adat felvételezésére a jogszabályban előírt okból nem került sor. Az eljárás illetékmentes, ha a pótlás oka a korábbi útlevél eltulajdonítása. A Magyarországi címre történő postázás díjmentes, konzulátusi átvétel esetén konzuli közreműködői díj (40 EUR) megfizetése ellenében vehető át az online igényelt útlevél.
