Útlevélkérelem időbeli korlátozás nélkül, vagyis az előző okmány érvényességi idején belül is bármikor benyújtható.
Az útlevél igénylésekor a még érvényes előző útlevelet be kell mutatni az eljáró hatóságnak. Az előző útlevél az új útlevél igénylésekor érvénytelenítésre kerül, azonban kérésre az új okmány kiállításáig utazásra visszaadható; utóbbi esetben az új útlevél csak személyesen vehető át, mivel újra be kell hozni a régi okmányt, hogy megtörténhessen az érvénytelenítés.
A már felhasznált vagy lejárt érvényességű ideiglenes magánútlevelet minden esetben le kell adni a konzuli hivatalban.
Amennyiben a még le nem járt érvényességű útlevelét nem tudja bemutatni, a konzuli hivatalban jegyzőkönyvbe foglalt nyilatkozatot kell tennie annak fellelhetőségéről, illetve eltulajdonításáról, elvesztéséről, megsemmisüléséről.
Amennyiben az elkészült okmányát nem tudja személyesen átvenni, azt postán továbbítjuk. A postázáshoz javasoljuk egy saját névre megcímzett és felbélyegzett („Special Delivery”) válaszboríték benyújtását az ügyintézéskor, mert így garantálható a leggyorsabban az útlevél kézbesítése.
